主要挑战
- 没有专门的支出管理系统
- Excel和电子邮件被用来创建和跟踪采购订单
- 订单流程分散到60多个地点,导致了更高的供应价格、订单错误和延迟交货
- 没有分析和报告库存和支出的能力
关键好处
- 集中采购在一个系统,使其无纸化,更快,更精简
- 通过更有效地管理库存来降低成本
- 通过本地定制权限和自动供应商目录,为当地诊所提供更多的采购自由
- 更好的预算,在整个组织的支出管理中有更大的可见性
这个故事
客户
多州儿童牙科保健连锁店
关键客户
采购和房地产主管
行业
医疗保健
公司规模
180名员工
之前Planergy
这家连锁牙科保健中心需要在其采购过程中获得更多的控制权。该公司使用Microsoft Dynamics Great Plains进行会计功能,但没有适当的支出管理系统来管理采购。
该公司的流程非常劳动密集型且过时——60多个地点的180名员工使用Excel和电子邮件创建和跟踪订单。每个诊所都将其订单通过电子邮件发送给总部办公室的一个人,该人负责批准、拒绝和处理。毫不奇怪,牙科供应订单经常遇到瓶颈,导致订单延迟、重复或错误。有几次,婴儿甚至被送到了错误的诊所。很明显,有些事情必须改变。
这家公司找到了Planergy,因为采购和房地产主管知道采购需要彻底改革。他主要关心的是培训员工,这些员工分布在几个州,技术并不熟练。该团队选择了Planergy,因为其一流的支持和入职培训,以及其巨大的价值。
Planergy后
根据Planergy团队关于审批路径和工作流程的一些最佳实践指导,创建了三个级别的审批:1)对不超过小额支出限制的项目进行自我审批;2)区域一级的中等批准;3)需要总部批准的大型审批。一旦确定了这些批准级别,Planergy团队就完全管理了工作流程的设置。
实施在10天内完成,培训包括与主要利益相关者进行30-60分钟的完全远程会议。在培训后的前几周内出现的任何问题都是临时回答的。团队对入职支持的速度和质量印象特别深刻。在很短的时间内,来自所有部门和地区的122名用户定期使用该系统,购物效率大大提高。
公司现在对采购的控制比以往任何时候都要多——采购过程是完全自动化的,并集中在Planergy内部。采购和房地产主管现在可以实时查看整个组织的支出情况,并可以探索单个诊所如何为大局做出贡献。牙科库存管理不再是一个谜,因为每个诊所都有充分的库存水平。有了自动的供应商目录,每个诊所都可以在他们想要的时候以最好的价格订购他们想要的东西,而不会超出预算。通过设置个人用户权限和限制,牙科供应订单可以快速和轻松地处理,因为每个诊所都管理自己的订单;总部不再是一个瓶颈。由于Planergy的存在,这些诊所现在拥有订购牙科用品的自主权和自由。
执行工作非常成功,团队决定在Planergy内部管理收款和应付账款。江南官方网站入口小说最新章节现在,所有订购的东西都可以跟踪交付,供应商发票自动与采购订单匹配,并且已经消除了超支。提高整体效率帮助这家牙科保健连锁店继续为客户提供高质量的护理,并且由于团队被授权管理自己的订单,员工士气也得到了提高。
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