由于工作原因而出差，员工通常需要提交一份差旅费用报告，详细说明他们的费用。
这可以包括旅行费用，如机票，酒店，和其他杂项费用，如膳食和杂费。
许多公司都有差旅和费用政策，概述了提交这些报告的规则和程序。
在这篇博文中，我们将讨论什么是差旅和费用政策，提供一个示例模板，并概述一些最佳实践。
为你的公司制定出差和费用政策是一个明智的选择。一个明确的政策定义了任何出差的允许费用，这将减少不必要或不适当的费用的机会。
为每位员工制定符合公司财务规定的预先预算既高效又划算——这可以确保员工的报销符合公司标准。
将所有这些过程逐项列出可以让你更准确地跟踪支出，所以在预算季节也不会出现不受欢迎的意外。
有了适当的差旅和费用政策，您的组织就可以有效地管理员工行程和报销。
有了相关规定，就更容易预测每位差旅人士将在商务旅行上花费多少钱，从而使整体费用管理更容易。
其他好处包括:
使用全面的T&E政策可能很诱人，但事实是，没有两家公司的运作方式是相同的。他们应该制定符合公司需求的定制政策，同时支持员工。
这项政策的核心应该是解决员工代表公司出差时如何支付和报销的问题。
该政策还必须包含关于谁有权预订旅行安排以及任何限制和限制的详细指导方针。
公司也可以考虑实施旅行前的授权流程，并要求所有与旅行有关的费用都要记录在案，以便进行报销。
让你的差旅和费用政策与现行法律、法规和行业标准保持同步，这对于遵守现行法律很重要，所以公司应该随时了解可能影响其政策的变化。
为了开始为你的组织制定T&E政策，安排一次与财务和人力资源的会议。这两个团队之间的协作和合作至关重要。
财务部门提供有关当前支出的信息，并支持制定员工需要遵循的指导方针。然后，HR将政策传达给员工并强制执行。
有些公司可能会选择报销附带费用。一些公司提供每日津贴，而另一些公司只报销实际费用。
首先看看你所在组织目前的差旅支出。在分析数据时，请考虑以下因素:
衡量商务旅行的投资回报率可能很困难，这取决于旅行的性质和原因。
有了这些问题的答案，考虑一下:
旅行方式:哪些旅行方式是可以接受的?员工可以乘坐商务舱或头等舱，还是只能乘坐经济舱?你们会支付额外的行李费吗?地面交通怎么样?最高消费限额是多少?国际旅行有什么特殊规定吗?
住宿费用:旅馆房间的限额是多少?员工是否必须住在某家酒店或某家连锁酒店?
个人车辆费用:员工如何报告里程?你最多能报销多少停车费?
用餐费用:一日三餐多少钱?一日三餐都包括吗?他们可以带客户吃饭吗?你能报销送餐服务费吗?旅行期间的娱乐及相关费用包括在内吗?
杂项费用:把这看作是意想不到的。如果员工的行李丢了，需要买新衣服怎么办?如果他们的航班被取消了，而改签需要额外的费用怎么办?如果租车公司没有预订的经济型车怎么办?
公司信用卡:谁可以使用这些卡片，他们可以用它们来做什么?
费用申报流程:员工如何跟踪他们的自付费用?员工费用报告交给谁?他们如何提交?是否需要原始收据，还是扫描/拍照的收据就足够了?
在上面的分类中列出你认为可以接受的内容。如果有些东西没有被提及，那就确保它们被清晰地定义。例如，餐费包括在内，但酒精饮料不包括在内。
定义什么是可接受的业务目的。你们负责进修旅行吗?
定义谁有权预订旅行安排。可以使用哪些预订工具?
定义如何处理收据和费用报告。
定义报销请求的可接受的时间范围(例如旅行结束后15天内)，以及员工何时可以期望收到报销。
包括任何其他可报销费用的指导方针，包括升级、过路费、里程费率、每个部门的每日费率、小费等。
一旦这些细节被勾勒出来，就是时候把它们组合成一个正式的旅行政策了。
你的公司需要一份差旅管理政策，但要把它放在一起可能会很忙。我们的模板会有所帮助。
你的策略应该分为六个部分:
利用这一部分让你的员工知道你的政策不只是更多的繁文缛节——它是为了保证他们的安全，保持公平，减少混乱，并最终节省时间。
根据您的组织，您可能有多个策略-不同的策略取决于部门或员工类型。如果是这种情况，你的介绍还应该包括该政策是为谁制定的。
使用这一部分包括你的团队需要知道的关于在哪里和如何预订旅行的一切——是有人为他们安排还是他们自己安排。
下面是你概述的地方:
包括你预订任何公司旅行的流程、方法和平台。理想的做法是使用一个平台，允许员工在政策范围内预订期权。如果有的话，请包含平台的名称。
如果员工不能自己预定旅行，要包括负责预定旅行安排的旅行社或公司员工的姓名和联系方式。
包括批准过程的细节，尤其是对高级管理人员。高管和高级员工的审批流程可能与其他公司不同。
如果你想让商务旅行者能够将他们的旅行延长到周末，或者使用额外的假期时间，那么就制定有关这些延长的规定。
详细说明返程航班的允许差价，以及个人费用与商务费用的区别。
让他们知道他们会产生额外的费用，而你的公司是不会报销的。
许多公司不允许员工在出差时累积个人忠诚度积分。
但是，如果你相信你的团队会做正确的事情，就应该加上一句这样的话:“员工不应该仅仅为了获得额外的忠诚度积分而选择更昂贵的旅行选择。”
与配偶或其他家庭成员、宠物或公司以外的朋友旅行相关的费用通常不符合报销条件。
如果有任何情况需要批准，比如参加社交活动，概述这些可能性。
这是模板的关键部分，因为它概述了员工的支出。这是尽可能保持成本效益的关键。
列出公司不报销的费用清单，这样人们就能提前知道，有些费用是他们自己出的。
向你的首席财务官和经常出差的员工征询意见，确定哪些需要全面排除。
你应该清楚的是，你的商务费用政策只包括差旅和商务相关的费用，没有其他的。
例子包括:
本节应包括下列内容:
你的政策必须是人们愿意阅读的东西。它必须包括他们需要了解并熟悉的信息。
你的员工希望在旅行时保持安全，所以告诉他们关于他们的安全以及紧急情况发生时该怎么做是关键。
让你的员工知道，当他们使用你批准的工具或方法预订时，行程会被跟踪，所以如果有紧急情况，你会采取措施疏散他们。如果你不知道他们在哪里，你就无法提供帮助。
包括批准的工具的名称，以及如果他们出于正当原因无法在工具内预订，他们需要做些什么来确保他们的旅行被跟踪。
包括行程变更或取消时打电话给谁的信息。提供旅行支持提供商的联系信息，如电子邮件地址，电话号码等。
如果发生紧急情况，应该有关于与谁联系的信息，包括您的旅行保险单信息。包括紧急情况下联络点的员工和供应商联系信息。
根据您的需要定制模板，并在可能的情况下实现自动化。这确保了员工在任何给定时间都能按照政策指导方针进行预订。
与员工一起部署策略，并收集反馈。确保你的团队清楚政策及其所有细节。询问他们使用批准的工具有多容易。
制定和部署差旅政策对于采购部门密切关注企业差旅支出至关重要。我们希望这能让你的申请过程更容易。
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